انبارگردانی یعنی چه؟!

روش های چیدمان انبار:

انبارگردانی (Inventory Management) فرآیندی است که در آن مدیریت و کنترل موجودی کالاها و مواد اولیه در یک سازمان انجام می‌ شود. هدف اصلی انبارگردانی، حفظ تعادل بین سطح موجودی کالاها و نیازهای سازمان است تا هزینه‌ های اضافی به دلیل موجودی زیاد یا کم و همچنین عدم تامین کافی کالاها را کاهش دهد.

در فرآیند انبارگردانی، فعالیت ‌هایی نظیر سفارش ‌دهی، تحویل گرفتن کالاها، ذخیره‌ سازی، پیگیری موجودی، ارزیابی عملکرد تامین کنندگان و تحلیل داده ‌ها صورت می ‌گیرد. با بهره گیری از روش‌ های مختلف انبارگردانی، می‌ توان به بهبود کارایی سیستم تامین و توزیع کالاها، بهبود سطح خدمات به مشتریان، کاهش هزینه‌ های نگهداری موجودی و بهبود سودآوری سازمان دست یافت.

روش ‌های مختلفی در انبارگردانی:

• مدل EOQ (Economic Order Quantity) که میزان سفارش بهینه را بر اساس هزینه سفارش و هزینه نگهداری موجودی تعیین می ‌کند.
• روش Just-in-Time (JIT) که به معنای تامین کالاها در لحظه نیاز است.
• روش ABC که بر اساس اهمیت و ارزش مالی کالاها موجودی ‌ها را دسته‌ بندی می ‌کند.

به طور کلی، انبارگردانی نقش حیاتی در بهره ‌وری و مدیریت صحیح منابع سازمان‌ ها دارد. با اجرای مناسب فرآیند انبارگردانی، سازمان‌ ها می‌ توانند بهبود عملکرد خود را در زمینه مدیریت موجودی و بهره ‌وری کلی سیستم تامین خود را تجربه کنند.

نحوه و مراحل انبارگردانی:

مراحل انبارگردانی عموماً شامل چندین فعالیت است که در زیر به طور خلاصه توضیح داده شده است:

• ثبت ورود کالا: در این مرحله، کالاها و مواد اولیه وارد انبار می ‌شوند و اطلاعات مربوط به کالاها، شامل نام، شماره قطعه، تعداد و … در سیستم ثبت می‌ شود.
• سیستم بررسی موجودی: موجودی کالاها در انبار که شامل شمارش فیزیکی موجودی، استفاده از سیستم‌ های اسکن بارکد و یا سیستم ‌های خودکار شناسایی مواد است بررسی و ثبت می ‌شود.
• مدیریت موجودی: در این مرحله، تصمیمات مدیریتی درباره میزان سفارش دادن و موجودی انبار گرفته می ‌شود. از روش ‌هایی مانند مدل EOQ و ABC استفاده می ‌شود تا سفارش ‌های بهینه‌ تر و موجودی‌ های مدیریتی صحیح تعیین شوند.
• مدیریت سفارش ‌ها: در این مرحله، سفارش‌ های جدید برای تامین کالاها و مواد اولیه صادر می ‌شود که شامل تعیین تامین کننده‌ های مناسب، ارسال و پیگیری تحویل سفارش‌ ها و دریافت و ثبت رسید سفارش ‌ها است.
• ذخیره ‌سازی و ترتیب دهی: کالاها در انبار به صورت منظم و سازماندهی شده ذخیره می ‌شوند. این شامل استفاده از سیستم ‌های قفسه‌ بندی، برچسب ‌زنی و دسته ‌بندی مناسب کالاها بر اساس ویژگی‌ های آنها می ‌شود.
• نظارت و کنترل موجودی: موجودی کالاها در طول زمان که شامل بررسی ‌های دوره ‌ای برای اطمینان از صحت موجودی، تشخیص نیاز به تنظیمات موجودی و پیشگیری از نقصان یا خرابی کالاهاست، نظارت می ‌شود.
• تحلیل و بهبود عملکرد: در انتهای فرآیند انبارگردانی، عملکرد سیستم مورد بررسی قرار می ‌گیرد و اقداماتی برای بهبود کارایی و بهره‌ وری بیشتر صورت می ‌گیرد.

همچنین، مهم است توجه داشت که مراحل انبارگردانی ممکن است بسته به نوع صنعت، سازمان و فرآیند خاصیتی که دارد، تغییر کند. اما این مراحل عموماً به عنوان راهنمایی کلی در فرآیند انبارگردانی استفاده می‌ شوند.

اهداف دستورالعمل انبارگردانی:

دستورالعمل انبارگردانی با هدف راهنمایی و هماهنگی فرآیند انبارگردانی در یک سازمان تهیه می‌ شود. این دستورالعمل ‌ها بر اساس استانداردها، سیاست ‌های سازمانی و بهترین شیوه ‌ها در زمینه مدیریت موجودی تهیه می ‌شوند.

اهداف اصلی دستورالعمل انبارگردانی عبارتنداز:

• دقت و صحت موجودی: شامل حفظ دقت و صحت موجودی کالاها و مواد اولیه در انبار با جلوگیری از خطاها و ناهماهنگی ‌ها در ثبت و گزارشگیری موجودی است.
• بهینه‌ سازی موجودی: بهینه‌ سازی سطح موجودی با استفاده از روش ‌های بهینه ‌سازی موجودی مانند مدل EOQ، به گونه‌ ای که هزینه ‌های نگهداری موجودی کمینه شود.
• بهبود کارایی: دستورالعمل انبارگردانی به هدف بهبود کارایی فرآیند انبارگردانی می ‌پردازد که شامل استفاده از روش ‌ها و تکنیک‌ های مناسب در ثبت و جابجایی موجودی، کاهش زمان تحویل و بهره‌ گیری از تکنولوژی ‌های مدرن است.
• بهبود خدمات به مشتریان: بهبود خدمات به مشتریان با دقت و صحت بالا در موجودی ‌ها، امکان ارائه بهترین خدمات به مشتریان در زمان مناسب و با سطح کیفیت بالا فراهم می ‌شود.
• کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌ های مرتبط با موجودی کالاها و عملیات انبارگردانی که شامل کاهش هزینه‌ های نگهداری موجودی، هزینه ‌های سفارش دهی و حمل و نقل است.

با استفاده از دستورالعمل انبارگردانی مناسب، سازمان ‌ها می ‌توانند بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ ها و بهبود عملکرد فرآیند انبارگردانی را تجربه کنند. 

کنترل موجودی در انبارگردانی:

 یک جنبه حیاتی است که به مدیران انبار کمک می ‌کند تا موجودی کالاها و مواد اولیه را به طور موثر و بهینه مدیریت کنند. هدف اصلی کنترل موجودی، حفظ تعادل بین موجودی و نیازهای سازمان است، تا هزینه‌ های اضافی و عدم تامین کالاها را به حداقل رسانده و عملکرد انبار را بهبود بخشد.

در زیر، چند رویکرد مهم در کنترل موجودی در انبارگردانی آمده است:

• سیستم ‌های مدیریت موجودی: استفاده از سیستم‌ های مدرن و مؤثر همچون نرم ‌افزار های مدیریت موجودی، سیستم‌ های بارکد خوانی، نرم ‌افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان و سیستم ‌های خودکار شناسایی مواد (AIDC) می ‌تواند در بهبود کنترل موجودی کمک کند.

• تعیین سطح موجودی بهینه: با استفاده از روش ‌های بهینه ‌سازی موجودی مانند مدل EOQ (سفارش اقتصادی میزان سفارش) و مدل ROP )نقطه سفارش مجدد)، سطح موجودی کالاها می‌تواند به طور دقیق و بهینه تعیین شود.
• تحلیل :ABCاز تحلیل ABC برای دسته ‌بندی کالاها بر اساس اهمیت و ارزش آنها استفاده می‌ شود که مدیران انبار می ‌توانند به بهبود مدیریت موجودی کمک کنند، زیرا کالاهای با ارزش بالا و مهم تر بیشترین توجه را دریافت می‌ کنند.
• پیگیری موجودی و سفارش ‌ها: پیگیری موجودی در طول زمان و پیگیری سفارش‌ های جدید و در حال پردازش با نظارت مداوم بر موجودی‌ ها، پیگیری دقیق سفارش ‌ها و بررسی تطبیقی با رسید سفارش ‌ها می‌ تواند در بهبود کنترل موجودی کمک کند.
• تحلیل داده ‌ها و گزارش ‌گیری: استفاده از تکنیک ‌های تحلیل داده‌ ها و گزارش ‌گیری منظم می ‌تواند در تشخیص الگوها، ترندها و نقاط ضعف در کنترل موجودی کمک کند.

انبارگردانی در بایگانی اسناد اداری و کاغذی:

 به مدیریت و سازماندهی اسناد و اطلاعات کاغذی در یک سازمان می ‌پردازد. هدف اصلی این فرآیند، حفظ دسترسی، حفظ امنیت و حفظ دسترسی سریع به اسناد مهم و ضروری است.

در زیر، مراحل کلی انبارگردانی در بایگانی اسناد اداری و کاغذی توضیح داده شده است:

• تعریف سیستم بایگانی: در این مرحله، سازمان، بایگانی خود را تعریف و طراحی می ‌کند. این شامل تعیین ساختار فیزیکی و منطقی بایگانی، استانداردها و راهنماها برای دسته‌ بندی و سازماندهی اسناد، فرآیندهای مربوط به مدیریت اسناد و ایجاد سیستم ثبت و ردیابی است.
• تجهیزات و فضا: در این مرحله، تجهیزات و فضای مورد نیاز برای بایگانی اسناد اداری فراهم میشود که شامل سیستم‌ های قفسه ‌بایگانی ریلی، فایل ‌ها، کارتن ‌ها، بسته ‌بندی ‌ها، برچسب ‌ها و … است که به منظور نگهداری و حفظ اسناد استفاده میشوند.
• طبقه ‌بندی و سازماندهی: در این مرحله، اسناد به طور مداوم طبقه ‌بندی، دسته ‌بندی و سازماندهی میشوند که شامل استفاده از سیستم‌ های شماره‌گذاری، فهرست ، راهنما و فرمت‌ های استاندارد برای دسته بندی اسناد است.
• ثبت ورود و خروج اسناد: در این مرحله، شماره‌ گذاری منحصر به فرد، تاریخ دریافت و تحویل، نام شخص مسئول و سایر جزئیات مربوط به ورود و خروج اسناد ثبت می‌ شود.

• نگهداری و حفظ: این مرحله شامل نگهداری صحیح و امن اسناد با تعیین شرایط محیطی مناسب برای حفظ اسناد (مانند دما و رطوبت)، استفاده از مواد محافظتی (مانند جعبه ‌ها، جعبه ‌های آرشیو و فیلم های محافظ) و اعمال سیاست‌ های امنیتی در بایگانی است.
• نظارت و کنترل: اسناد در طول زمان نظارت می ‌شوند تا اطمینان حاصل شود که همچنان به خوبی نگهداری می‌ شوند. این شامل بررسی دوره‌ ای موجودی اسناد، اجرای برنامه ‌های پشتیبانی و بررسی امنیت و دسترسی است.
• دسترسی و بازیابی: یکی از هدف ‌های اصلی بایگانی اسناد، دسترسی سریع و مؤثر به اسناد مورد نیاز است. سیستم‌ های شماره ‌گذاری، فهرست ‌ها و جستجوی موثر اسناد می‌ توانند در دسترسی و بازیابی آسان اسناد کمک کنند.

بایگانی اسناد اداری و کاغذی نقش مهمی در مدیریت اسناد و اطلاعات سازمان‌ ها دارد. با اجرای مراحل کنترل موجودی در بایگانی اسناد، می ‌توان به بهبود کیفیت، دسترسی آسان، امنیت و بهره ‌وری در مدیریت اسناد دست یافت.