سیستم بایگانی متحرک ریلی / ملزومات بایگانی اسناد در ادارات

[vc_row][vc_column][vc_column_text]با سلام و درود خدمت همراهان گرانقدر و عزیز شرکت جهان بایگان

با تشکر از همراهی شما مشتریان عزیز، امروز با شما هستیم با موضوع ملزومات بایگانی اسناد و پرونده برای شرکت ها و ادارات

با ما همراه باشید تا با انواع اسناد و پرونده در ادارات دولتی و نحوه بایگانی آن ها در سیستم قفسه بایگانی ریلی آشنا شوید.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][vc_separator color=”orange” style=”shadow” border_width=”3″][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

انواع مختلف اسناد و پرونده در ادارات دولتی:

برای بررسی انواع مختلف اسناد و پرونده و روش های بایگانی آن ها، ابتدا باید دریابیم که منظور از اسناد و پرونده چیست و چرا باید این اسناد را بایگانی کنیم؟

امروزه، با توجه به اهمیت اطلاعات برای شرکت ها و سازمان های مختلف اداری، مرتب سازی و ساماندهی آن ها یک اصل بسیار مهم و ضروری می باشد. به همین دلیل جهت جلوگیری از ایجاد مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی و همچنین اتلاف وقت و انرژی و بودجه، بایگانی اطلاعات و حفظ و نگهداری آن ها باید به درستی انجام پذیرد.

جای هیچ تردیدی نیست در دنیای کسب و کارهای امروز، مهم ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و رویارویی با تهدیدها، وجود اطلاعات درست و دقیق است که دسته بندی و پردازش آن ها از ضرورت های اصلی هر سازمان و اداره ای به شمار می رود. به همین دلیل شناخت اسناد و پرونده های بایگانی، اصول بایگانی و شناسایی روش های نوین برای این امر، جزوی از ضرورت های کسب و کارها به شمار می آید.

هر نوع سند، نامه اداری، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش کار، مشخصات پرسنل، مشخصات ارباب رجوع و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید شده باشد و روند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و مهم و دارای اهمیت باشد، به طوری که باید در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد یا بایگانی اسناد می گویند.

با توجه به تعاریف بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرفاً برای اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.

سند در لغت به معنی تکیه گاه می باشد و در کاربرد به هر چیزی گفته می شود که بتوان به آن استناد کرد. همچنین در فرهنگ اداری به خدمات یا فعالیت هایی گفته می شود که از طرف افراد و سازمان های مختلف تهیه می شود و برای استفاده های بعدی، از آنها نگهداری می شود.

تا اینجا دریافتیم که سند چیست و چه اهمیتی دارد و چرا باید بایگانی شود. اکنون باید بدانیم که چطور این اسناد، مدارک و پرونده را بایگانی کنیم. واضح است که ما نمی توانیم این اسناد و مدارک کاغذی و یا لوازم را به همین صورت روی یکدیگر جمع کنیم. چرا که با ازدیاد تعداد این اسناد نظم و ترتیب آن ها به هم میریزد و همچنین در آینده ارجاع به این اسناد و مدارک مشکل است. پس چه باید بکنیم؟

همانطور که می دانید اسناد می تواند شامل انواع مختلفی از مدارک باشد که هرکدام ابعاد و اندازه خاص خود را دارند. برای نگهداری و بایگانی این اسناد ابتدا باید آن ها را ساماندهی کنیم، سپس به بهترین و به صرفه ترین و مدرن ترین روش موجود بایگانی کنیم. برای ساماندهی اسناد کاغذی اداره جات ابتدا باید آن ها را دسته بندی و منظم کنیم. جهت نظم دادن به این برگه ها و نگهداری و دسته بندی آن ها به ملزومات خاصی در ادارات نیاز است که در ادامه به معرفی آن ها می پردازیم. این ملزومات عبارتند از:

• زونکن استاندارد A4
• زونکن آویز
• پوشه معمولی
• پوشه آویز
• پوشه دان
• پوشه بند دار
• و …

*** در اینجا تنها به معرفی ملزومات بایگانی اسناد در ادارات دولتی می پردازیم. ملزومات دیگری هم وجود دارند که با توجه به نوع اسناد و ابعاد و اندازه آن مورد استفاده قرار می گیرند که از بحث امروز خارج است ***[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

زونکن استاندارد A4:

پوشه‌ای مقوایی، پلاستیکی یا چوبی که اکثراً در سایز A4 است ولی در سایزهای دیگر هم تولید می‌شود؛ جنس آن از مواد سختی مثل مقوا یا پلاستیک و… است و دارای گیره‌‌ های فلزی است که به وسیله آن‌ ها کاغذها را در خود نگه می‌ دارد و از ریزش آن ها جلوگیری می کند. اسناد کاغذی برای اینکه در داخل زونکن قرار بگیرند، باید پانچ شوند؛ یعنی باید سوراخ‌هایی در کناره آن‌ها ایجاد شود که در حلقه‌ های زونکن قرار گیرند. فاصله و اندازه این سوراخ ها استاندارد های خاص خود را دارند و دستگاه‌ هایی هم برای ایجاد این سوراخ‌ ها با فاصله استاندارد وجود دارد تا دقیقا بر روی یکدیگر منطبق شوند. همچنین می توانید کاغذ ها را داخل کاور های مخصوص که از کنار سوراخ دارند قرار دهید، در این صورت نیاز به پانچ اسناد کاغذی نیست؛ ضمن اینکه سلامت اسناد نیز حفظ می شود.

زونکن ها از لحاظ عرض عطف دارای استاندارد های متفاوتی هستند و بسته به اندازه عطف آن ها ممکن است برای بایگانی دویست تا پانصد برگ گنجایش داشته باشند. ابعاد زونکن استاندارد عمق 5 سانتی متر، 32*29*5 سانتی متر و ابعاد زونکن عطف 7/5 سانتی متر، 32*29*7/5 سانتی متر می باشد.

زونکن آویز:

در سازمان ها و ادارات دولتی که حجم اسناد کاغذی زیاد است، برای بایگانی اوراق مهم اداری از کمد یا کشو هایی مخصوص جهت دسترسی آسان  استفاده می کنند. زونکن آویز طبق استاندارد همین نوع کمد ها طراحی شده است و دارای یک قلاب فلزی برای قرار گیری روی ریل کمدها، گیره عمودی برای نگهداری از اوراق مهم و جای لیبل برای تعیین نوع دسته بندی است. زونکن آویز با عطف 4.5 سانتی متر ظرفیتی حدود 300برگه دارد و روی عطف آن به دو قسمت اعداد 0 تا 9 تقسیم شده است تا بتوانید اوراق را بر اساس اعداد نیز تفکیک کنید. لیبل روی جلد زونکن آویز هم برای تعیین نوع تفکیک بر اساس موضوع مورد نظر و هم برای زمان بندی برگه های بایگانی شده تعبیه شده است.

پوشه معمولی:

پوشه مقوایی یا همان پوشه معمولی یکی از پرکاربردترین انواع پوشه مقوایی در سازمان و اداراتی می باشد که با اوراق و اسناد کاغذی سر و کار دارند.این پوشه برای اسناد با ابعاد A4 کاربرد دارد. پوشه ها معمولاً از مقوای پشت طوسی ساخته می شوند و گاهاً دیده می شود برای زیباتر شدن ظاهر پوشه از مقوای ایندر برد و یا پشت سفید (روغنی) هم جهت ساخت پوشه معمولی استفاده می شود. در ادارت و سازمان ها برای دسته بندی کاغذ ها و مدارک و اسناد از پوشه معمولی استفاده می شود. این پوشه ها چون از ضخامت بالاتری نسبت به کاغذ برخوردار هستند عملاً یک لایه حفاظتی برای اسناد طبقه بندی شده به حساب می آیند و همچنین به این طریق هم دسترسی به اسناد و مدارک راحت می شود و هم از کثیف شدن مدارک و اسناد جلوگیری می شود. کاغذ ها از طریق پانچ سوراخ شده و با گیره مخصوص به پوشه اتصال پیدا می کنند و از مفقود شدن کاغذهای داخل پوشه جلوگیری می شود .

پوشه آویز:

حتماً تا کنون در اطرافتان پوشه‌ های مختلفی را دیده‌اید. زمانی که به مدرسه می‌رفتید یا سرکار خود با پوشه‌ هایی که از جنس کاغذ هستند آشنا شده‌اید. این پوشه‌ ها یک وظیفه مهم بر عهده دارند و آن هم محافظت از وسایلی است که درونشان جای داده می‌شود. پوشه آویز در واقع همان پوشه است اما تفاوت مهم پوشه‌ آویز با سایر پوشه‌ها در زبانه‌ ای از جنس پلاستیک یا همان چنگکی است که بر روی آن تعبیه شده که قرار دادن آن در کمد را آسان می سازد. در برخی از ادارات یا شرکت‌ها از سیستم بایگانی متحرک ریلی برای نگهداری از اسناد استفاده می‌شود که این کمد ها در پنل طبقات خود جایگاه های ویژه‌ای برای اتصال پوشه‌ آویز دارند و نگهداری از اسناد و مدارک را برای همه ساده‌ تر  و راحت تر می‌ کنند.

پوشه دان:

یکی دیگر از روش های مرتب سازی اسناد کاغذی استفاده از پوشه دان ها می باشد. همه ما می دانیم وقتی پوشه ها را کنار یکدیگر بر روی پانل طبقات در داخل کمد بایگانی قرار می دهیم، پوشه ها سر خورده و به اصطلاح می افتند. جهت جلوگیری از افتادن پوشه از وسیله ای به نام پوشه دان استفاده می شود. پوشه دان یک محفظه پلاستیکی به ابعاد 10*23*35 سانتی متر می باشد که پوشه ها را در داخل آن قرار می دهند و در طقات می گذارند. ظرفیت جای گیری پوشه ها به ضخامت پوشه مدارک شما بستگی دارد. با قرار دادن پوشه ها در پوشه دان، دسته بندی آن ها منظم تر انجام میگیرد و از افتادن آن ها جلو گیری می شود.

وسیله دیگری که می توان از آن جهت جلوگیری از افتادن پوشه ها استفاده کرد غشگیر فلزی می باشد. این قطعه با نام های غشگیر، مقسم و یا دیوایدر در بازار معروف است. غشگیر یا مقسم یا دیوایدر قطعه ایست فلزی که جهت جلوگیری از لیز خوردن یا غش کردن اسناد بایگانی در بین طبقات قفسه ها و کمد های بایگانی و کتابخانه ها استفاده می شود. این قطعه به شکل یک نبشی L شکل می باشد که بر روی طبقه مورد نظر نصب می شود و یک طرف آن در زیر اسناد و طرف دیگر در راستای طول اسناد قرار می گیرد و مانع از غش کردن و افتادن اسناد، مجلات، کتاب ها و… می شود. جهت کسب اطلاعات بیشتر از غشگیر فلزی شرکت جهان بایگان به صفحه مربوطه مراجعه کنید.

پوشه بنددار:

پوشه بنددار یکی از انواع پوشه ها است که با داشتن بندهایی در طول و عرض آن از اسناد داخل پوشه به خوبی محافظت می‌کند و از افتادن یا مفقود شدن آن ها جلوگیری می کند. طبیعتاً در هنگام خرید پوشه برای اداره و سازمان خود یا حتی مصرف شخصی در خانه نکات مهم و ضروری ای را مد نظر قرار می دهید. یکی از این نکات میزان نقش حفاظتی آن در نگهداری از اوراق داخل آن و جلوگیری از پراکنده شدن، افتادن و مفقود شدن آن هاست. پوشه بند دار تا حدود زیادی این مشکل را حل می‌کند. این پوشه با داشتن بندهایی در طول و عرض خود نقش حفاظتی خود را به خوبی ایفا می‌کند. شما می‌توانید با گره زدن این بندها زاز افتادن و پراکنده شدن اسناد جلوگیری کنید و از اسناد خود حفاظت کنید.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

نحوه بایگانی ملزومات اداری:

جهت بایگانی ملزومات اداری میتوان از روش های مختلفی استفاده کرد. در گذشته از فایل های کشویی و یا قفسه های ثابت پیچ و مهره ای برای بایگانی استفاده می شد. این قفسه ها محدودیت های زیادی را برای ارباب رجوع بوجود آوردند.از انواع روش های بایگانی می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• قفسه ثابت پیچ و مهره ای
• قفسه کتابخانه ای
• فایل کشویی
• کمد بایگانی ثابت
• کمد بایگانی دوار
• کمد بایگانی ایزی رکت
• سیستم بایگانی متحرک ریلی

تمامی این قفسه ها و کمد ها امروزه در ادارات مورد استفاده قرار می گیرند. اما سیستم بایگانی متحرک ریلی جدیدترین و به صرفه ترین نوع بایگانی و آرشیو در دنیای امروز می باشد. این سیستم با افزایش ظرفیت بایگانی، هم در هزینه شما و هم در فضای اتاق شما صرفه جویی می کند. قفسه ریلی از مزایای زیادی برخوردار است که در ادامه به مهم ترین مزایای این سیستم و علت استفاده از آن می پردازیم تا بدانید بهترین شیوه بایگانی ملزومات اداری استفاده از سیستم بایگانی متحرک ریلی می باشد.

مزایای سیستم بایگانی متحرک ریلی:

• افزایش ظرفیت بایگانی با حذف راهروهای بین قفسه های ثابت قدیمی
• صرفه جویی در فضا با حذف راهروها و حرکت به چپ و راست
• افزایش امنیت اسناد و مدارک با تعبیه درب و قفل مرکزی
• طراحی ارگونومیک
• تطبیق کامل با فضای شما
• امکان تولید سفارشی در ابعاد و اندازه دلخواه شما
• طراحی طول سیستم بر اساس طول اتاق شما
• امکان افزایش تعداد طبقات در ارتفاع تا 7 طبقه
• امکان افزایش طول سیستم تا 6 متر
• امکان طراحی دو کاربره سیستم جهت بایگانی 2 نوع پرونده (مثلاً شما میتوانید در یک سیستم، تعدادی یونیت برای بایگانی زونکن و تعدادی برای بایگانی ملزومات دیگری در نظر بگیرید)
• امکان تغییر طرح و رنگ به انتخاب مشتری
• حرکت راحت و روان با کمترین فشار دست
• امکان طراحی سیستم برای بایگانی هر نوع مدارک (من جمله جعبه و کارتن های بزرگ، کیس کامپیوتر، ظروف آزمایشگاهی، کتاب و …)
• امکان طراحی سیستم به صورت آویز
• مدیریت بهینه بایگانی
• ساماندهی فضای بایگانی
• برطرف سازی نیاز های اپراتور
• چیدمان منظم و مرتب
• جلوگیری از افتادن احتمالی پرونده ها با چسبیدن یونیت ها به یکدیگر
• افزایش راندمان در فضای بایگانی
• صرفه جویی در هزینه ها

و بسیاری مزایای دیگر که همگی مزید بر علت خرید این سیستم به عنوان بهترین سیستم قفسه بندی اداری می باشد. جهت مطالعه مشخصات فنی بایگانی ریلی شرکت جهان بایگان بر روی لینک مربوطه کلیک کنید.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][vc_separator color=”orange” style=”shadow” border_width=”3″][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]ما در هر قدم از مسیر با شما هستیم. با تشکر از همراهی شما مشتریان عزیز

جهت کسب اطلاعات بیشتر به صفحه ارتباط با ما مراجعه کنید.

جهان بایگان در آپارات

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]