بایگانی ریلی کلینیک فوق تخصصی نوین دیدگان

اطلاعات پروژه:

بایگانی ریلی کلینیک فوق تخصصی نوین دیدگان در دفتر مرکزی تهران این مجموعه محترم اجرا شد. این پروژه در 1 ردیف اجرا شد و شامل 3 بلوک ثابت و 7 بلوک متحرک 3.7 متری  می باشد که از یک طرف به دیوار چسبیده و از طرف دیگر دارای 1 دستگاه درب و قفل مرکزی می باشد. این مجموعه با خرید قفسه ریلی ظرفیت ذخیره سازی و نگهداری بیش از 38400 عدد زونکن را برای بایگانی خود ایجاد کرده است.

مقدمه
این سند به بررسی موردی فرآیند بایگانی و مدیریت مدارک در کلینیک نوین دیدگان می‌پردازد. کلینیک نوین دیدگان، به عنوان یک مرکز تخصصی در حوزه چشم‌پزشکی، حجم قابل توجهی از اطلاعات بیماران را شامل سوابق پزشکی، نتایج آزمایش‌ها، تصاویر رادیولوژیک، و اسناد اداری نگهداری می‌کند.

 مدیریت مؤثر این حجم از داده‌ها، به سادگی و سرعت دسترسی برای پزشکان وابسته است.

چالش‌های پیشین در مدیریت سوابق
پیش از اجرای سیستم قفسه ریلی جدید، کلینیک نوین دیدگان با مشکلاتی روبرو بود که عمدتاً ناشی از پراکندگی و عدم استانداردسازی در نگهداری مدارک بود. نظام نگهداری مدارک پیشین بر پایه بایگانی‌های سنتی و اغلب به صورت پرونده‌های کاغذی بود که بدون پیروی از یک استاندارد واحد، در قفسه‌ها و کمدها نگهداری می‌شدند. 

این پراکندگی منجر به اتلاف زمان قابل توجهی در بازیابی سوابق می‌شد؛ زمانی که یک پزشک نیاز به مشاهده سوابق یک بیمار خاص داشت، جستجو برای یافتن پرونده زمان‌بر بود.

علاوه بر این، مسئله فضای فیزیکی نیز به یک چالش تبدیل شده بود. رشد مداوم تعداد بیماران و انباشت پرونده‌ها، نیاز به فضای ذخیره‌سازی بیشتری را تحمیل می‌کرد. همچنین، فرسودگی کاغذها و آسیب‌پذیری اطلاعات در برابر حوادث فیزیکی همواره یک نگرانی جدی بود.

اهمیت سادگی و دسترسی در طراحی
در محیط بالینی، سرعت دسترسی به اطلاعات حیاتی است. یک سیستم بایگانی ایده‌آل باید به گونه‌ای طراحی شود که حتی با کمترین آموزش، پرسنل بتوانند به سرعت پرونده مورد نظر را پیدا کنند. به همین دلیل، تصمیم گرفته شد که سیستم جدید نباید پیچیدگی‌های نرم‌افزاری یا فرآیندهای طولانی اداری را وارد محیط عمل کند.

اصول طراحی بایگانی ریلی
طراحی سیستم بایگانی ریلی در کلینیک نوین دیدگان بر سه اصل استوار بود: کدگذاری یکتا، سازماندهی سلسله مراتبی، و استفاده بهینه از فضا.
کدگذاری یکتا برای هر بیمار، اولین گام اساسی بود. هر بیمار پس از ثبت نام اولیه، یک شماره پرونده منحصر به فرد دریافت می‌کرد که به عنوان شناسه اصلی برای تمام مدارک مربوط به آن فرد عمل می‌کرد. این کدگذاری از تداخل جلوگیری می‌کرد.
سازماندهی سلسله مراتبی با استفاده از قفسه‌های بزرگ و مستحکم که فضای ذخیره‌سازی عمودی را فراهم می‌کردند، آغاز شد. در داخل این قفسه‌ها، پرونده‌ها بر اساس بازه‌های عددی کد بیمار دسته‌بندی می‌شدند. به طور مثال، قفسه اول برای کدهای ۱۰۰۰۰ تا ۱۹۹۹۹ و غیره. درون هر قفسه، پرونده‌ها به صورت مرتب و متوالی بر اساس شماره دقیق کدگذاری شده، قرار می‌گرفتند.
استفاده از پوشه‌های مقاوم با برچسب‌های خوانا و بزرگ که حاوی شماره پرونده و نام بیمار بود، ضروری تلقی می‌شد. این ساختار امکان بازیابی سریع را فراهم می‌کرد.

پیاده‌سازی و گردش کار بایگانی ریلی
مرحله اجرا شامل تهیه تجهیزات و تدوین دستورالعمل‌های عملیاتی بود. قفسه ریلی از نوع فلزی سنگین انتخاب شدند تا تحمل وزن حجم زیادی از کاغذ را داشته باشند. ارتفاع این قفسه‌ها به گونه‌ای تنظیم شد که دسترسی به تمامی طبقات به سادگی امکان‌پذیر باشد.
دستورالعمل گردش کار برای پرونده‌ها بسیار ساده تعریف شد. پس از تکمیل معاینات روزانه، پرونده باید بلافاصله توسط کارمند مسئول به محل بایگانی ریلی خود بازگردانده می‌شد. 
در مواردی که یک پرونده برای مدتی طولانی نیاز به استفاده داشت، یک کارت یادداشت با جزئیات پرونده خارج شده در محل خالی پرونده در قفسه قرار می‌گرفت تا نشانگر موقعیت آن باشد.

نتایج و مزایای سیستم جدید بایگانی ریلی
پیاده‌سازی سیستم قفسه ریلی ساده، مزایای عملیاتی چشمگیری را برای کلینیک به ارمغان آورد.
مهم‌ترین دستاورد، کاهش چشمگیر زمان لازم برای یافتن سوابق بود. با اجرای کدگذاری یکتا و سازماندهی سلسله مراتبی، پرونده‌ها ظرف چند ثانیه یافت می‌شدند. همچنین، استفاده از فضای عمودی با قفسه‌های ریلی، به کلینیک اجازه داد تا با همان متراژ قبلی، تعداد بسیار بیشتری پرونده را به شکلی مرتب نگهداری کند.
استانداردسازی پرونده‌ها باعث شد احتمال گم شدن یا اشتباه گرفتن پرونده‌ها به حداقل برسد و آموزش پرسنل جدید برای مدیریت بایگانی بسیار سریع و سرراست انجام شود.

ملاحظات آتی بایگانی ریلی
اگرچه سیستم قفسه ریلی فعلی به خوبی نیازهای کلینیک را برآورده کرده است، اما ملاحظات آتی شامل پیاده‌سازی یک لایه پشتیبان دیجیتالی برای سوابق فیزیکی خواهد بود تا اطمینان از دسترسی و امنیت در بلندمدت حاصل شود.
در ادامه به مشاهده تصاویر این سیستم می پردازیم.