همه چیز درباره کمد ریلی مکانیزه

امروز میخواهیم همه چیز درباره کمد بایگانی ریلی مکانیزه را با شما به اشتراک بگذاریم؛ با ما همراه باشید.

همانطور که می دانید سیستم بایگانی ریلی در 3 نوع مکانیکال، برقی (نیمه هوشمند) و هوشمند به بازار عرضه می گردد. هر کدام از این سیستم ها از مدرن ترین نوع بایگانی می باشند که با توجه به نیاز مشتری از هر یک از این سیستم ها در محل بایگانی استفاده می شود. اما پر کاربرد ترین و کم هزینه ترین سیستم بایگانی ریلی نوع مکانیکال می باشد که بسیاری مزایا دارد. در ادامه درباره مزایا و معایب کمد بایگانی ریلی مکانیزه با شما همراه هستیم.

کمد بایگانی ریلی مکانیزه چیست؟

قفسه متحرک ریلی فلزی مکانیکال متشکل از تعدادی قفسه دو طرفه است که بر روی ریل به چپ و راست بوسیله فرمان های حرکتی حرکت می کنند.این قفسه ها با چرخش فرمان به صورت ساعت گرد یا پادساعت گرد حرکت کرده و با فاصله گرفتن از قفسه کناری راهرویی را باز می کند که جهت دسترسی به مدارک قفسه مورد نظر می باشد.

این قفسه ها به جهت استفاده حداکثری از محیط محل آرشیو طراحی و تولید شدند. با حذف راهروهای بین قفسه های ثابت قدیمی و قرار گرفتن قفسه به جای آن ها بر ظرفیت فضایی محل بایگانی اضافه شد و همچنین از 90درصد فضا جهت بایگانی استفاده شد که این بارز ترین ویژگی این سیستم می باشد.

حال باید بدانیم کلمه بایگانی ریلی مکانیزه در لغت به چه معناست؟

کلمه “مکانیزه” یک کلمه فرانسوی است که در لغت به معنای انجام دادن کاری توسط ماشین و یا به عبارتی دیگر با ابزار و وسایل ماشینی (با کمترین دخالت انسان) است. همانطور که می دانید منظور از ماشین وسیله ای است که دخالت انسان را از بین ببرد یا با حداقل حضور نیروی انسانی کاری را انجام دهد؛ اکنون با معنی کلمه مکانیزه آشنا شدیم. اما باید بدانیم برای داشتن فضای بایگانی مناسب باید عواملی را که در بایگانی موثر هستند شناخته و به آن ها بپردازیم تا سیستمی کامل و بروز داشته

بایگانی ریلی مکانیزه به طور کلی  و حداقل از چهار بخش تشکیل می شود:

• بخش های سخت افزاری (سیستم بایگانی)
• بخش های نرم افزاری (نرم افزار بایگانی)
• شرایط محیطی (محیط بایگانی)
• پروتکل ها و استاندارد ها (مشخصات فنی بایگانی ریلی)

بخش سخت افزاری کمد بایگانی ریلی مکانیزه (سیستم بایگانی):

همانطور که می دانید در بایگانی ادارات و سازمان ها، بخشی از اسناد هرگز از بین نمیروند و ما نیاز به ابزاری جهت نگهداری کتاب، پوشه، زونکن و.. خواهیم داشت. لذا در اینجا بحث مربوط به سیستم بایگانی ریلی، ثابت و انواع کمد بایگانی اتوماتیک، هوشمند و.. به میان می آید. بهترین راه برای نگهداری و حفاظت از اسناد الزاما تهیه به روزترین سیستم های بایگانی (اعم از ریلی یا ثابت) نیست. باید بدانیم الزاماً با داشتن کمد بایگانی برقی یا هوشمند نیاز های بایگانی ما بر طرف نمی شود. ما می توانیم با تهیه یک سیستم بایگانی ریلی مکانیزه نیز نیاز محیط بایگانی خود را برطرف کنیم.

برای درک این مسئله ابتدا باید دریابیم به چه علت دست به تهیه قفسه بایگانی ریلی می زنیم. آیا ظرفیت بیشتری مد نظرمان است؟ آیا فضای ما کوچک و محدود است؟ آیا فضای کوچک ما ظرفیت کمی در اختیار ما قرار می دهد؟ آیا مدارک ما از اهمیت بالایی برخوردارند یا فرقی نمی کند آن ها در کجا نگه داری کنیم؟ و …

اول از همه مشخص کردن نوع اسنادی که برای بایگانی کردن مد نظر است از واجبات است. نوع سند می تواند شامل زونکن معمولی – زونکن آویز – پوشه معمولی – پوشه مدارک پزشکی – کلاسور – فایل باکس یا زونکن فلزی و اسناد غیر معمول دیگر باشد. مشخص کردن نوع اسناد مورد بایگانی از این جهت حائز اهمیت است که با توجه به نوع نوع اسناد مورد بایگانی شما،عرض متفاوتی برای کمد بایگانی در نظر گرفته می شود. مورد دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، فرد یا اپراتور استفاده کننده از سیستم است که مشخصات ارگونومی قفسه بایگانی ریلی مکانیزه باید متناسب با مشخصات فیزیکی و جسمانی و شرایط کاری اپراتور هماهنگ باشد. استفاده از ارتفاع استاندارد یا غیر استاندارد، اندازه طول کمد بایگانی و نوع قفسه ریلی بایگانی همه مواردی است که باید با کاربر مصرف کننده هماهنگ باشد.

تعداد مراجعه به کمد بایگانی ریلی مکانیزه و امکان خارج کردن اسناد از فایل ریلی بایگانی، فضای بایگانی و تعداد پرسنل بایگانی همه تعیین کننده نوع سیستم بایگانی ریلی هستند.

استفاده یا عدم استفاده از قفسه ثابت کتابخانه ای و سایر مشتقات آن همراه با کمد ریلی بایگانی هم به نوع سیستم بایگانی بستگی دارد. آیا محیط بایگانی برای ورود افراد غیر از اپراتورها مجاز است؟ آیا اسناد نیاز به امنیت بالا در حفظ و نگهداری دارند؟ آیا سیستم جهت صیانت نیاز به درب و قفل مرکزی دارد یا خیر؟
در کتابخانه ها و سالن های مطالعه این امر معمولا مجاز است که همه افراد مجاز به استفاده از سیستم بایگانی ریلی می باشند، پس در کتابخانه و فضاهایی از این قبیل باید از قفسه بندی ثابت کتابخانه ای استفاده کنیم تا کاربران همزمان بتوانند اسناد را مشاهده کنند اما مثلا برای بخش مخزن اسناد میتوانیم از انواع بایگانی ریلی کمک بگیریم.

تا اینجا مسائلی که عنوان شد راجع به انتخاب نوع کمد بایگانی ریلی یا ثابت بود اما آیا در بایگانی مکانیزه اصولا به قفسه بایگانی ریلی نیاز خواهیم داشت یا ثابت؟

بایگانی ریلی مکانیزه یا مکانیکال سخت افزاریست جهت نگهداری اسناد و مدارک به صورت فیزیکی، اما نکته ا ی که در اینجا مطرح است این است که آیا در بایگانی مکانیزه ما با سند فیزیکی روبرو هستیم یا خیر؟

پاسخ این سوال روشن است بله. ما برای نگهداری از اسناد و مدارک فیزیکی نیاز به سیستمی داریم که علاوه بر نگهداری اسناد، در حفظ سلامت آن ها نیز موثر باشد. ظرفیت بالایی داشته باشد و فضای کمی را اشغال کند. تمامی این نیاز ها با کمد بایگانی ریلی مکانیزه پاسخ دهی شده است. شما می توانید با خرید این سیستم ها که مدرن ترین نوع بایگانی در جهان می باشند و انواع مختلف مکانیکال، نیمه هوشمند و تمام هوشمند را شامل می شوند، تمامی نیاز های خود در بحث بایگانی را پاسخگو باشید.

در سیستم فایل ریلی متحرک، انواع سیستم های بایگانی متحرک یا ثابت مانند انواع قفسه بندی کتاب یا قفسه اسناد و کتابخانه و آرشیو .. را می توان به کارگرفت. در واقع باید بگوییم سیستم بایگانی هم مانند سیستم بدون کاغذ تنها یکی از بخش های مختلف بایگانی مکانیکال می تواند باشد و حتی میتوان بدون سیستم بایگانی نیز بایگانی ریلی داشت. انواع کمد بایگانی ریلی، قفسه بایگانی ریلی، فایل چرخشی ریلی، قفسه ثابت، کمد ثابت و … که به صورت مکانیکی کار میکنند و وابسته به نیروی انسانی هستند و سیستم های بایگانی ریلی اتوماتیک، الکترونیک، برقی و هوشمند و … که به صورت تمام یا نیمه اتوماتیک کار میکنند هر دو قابلیت استفاده در بایگانی ریلی مکانیزه را دارا هستند و این تعریف از بایگانی مکانیزه که تنها استفاده از کمد بایگانی اتوماتیک یا الکترونیک در بایگانی مکانیزه کاربرد دارد تعریف درستی نیست. چرا که در صورت وجود بایگانی فیزیکی خواه نا خواه نیاز به مراجعه فیزیکی به اصل سند وجود دارد و حتی در صورت استفاده از سیستم رباتیک باز هم نیاز به عامل انسانی برای دریافت فیزیک سند وجود خواهد داشت.

حال نکته قابل توجه این است که چرا در ادارات و سازمان ها اسناد فیزیکی به دیجیتالی تبدیل و سپس امحا یا خلاصه برداری نمی شوند؟

پاسخ مشخص است. در بسیاری از مراکز و ادارات دولتی و خصوصی به دلایل زیادی همچون تشخیص خط و امضا در دعاوی حقوقی یا اسناد قدیمی و با ارزش مانند نسخ خطی و نظایر آن که خود سند در عین فایده اداری به علت قدمت به ارزش معنوی نیز دست یافته است و دلایلی از این قبیل یا امکانی وجود ندارد و یا پیش نیاز هایی دارد که تاکنون میسر نشده به همین دلیل امروزه و در قرن 21 میلادی ما همچنان با اسناد فیزیکی روبرو هستیم. البته لازم به ذکر است که تولید اسناد فیزیکی در کشور های توسعه یافته به حداقل ممکن رسیده و مدارک جدید همگی از مبدا به صورت دیجیتالی تهیه می شوند ولی در کشور ما به دلیل بافت بسیار قدیمی ادارات و ارگان های عمدتاً حکومتی تقریبا تمامی اسناد به صورت فیزیکی تولید می شوند و علی رغم صحبت های فراوان از دولت الکترونیک و برگزاری همایش ها و سمینار های متعدد در ارین رابطه و انتخاب شهرهای مختلف به عنوان شهر الکترونیک هنوز ساختار مناسبی برای ایجاد اسناد دیجیتال نداریم. چرا که متاسفانه تا کنون حرف اول در مکاتبات اداری ما از طریف سیستم منسوخ شده فاکس انجام می پذیرد و هدر رفت سرمایه، سرعت و کیفیت پایین، نارضایتی ارباب رجوع و کاربر و … را در بر دارد.

بخش نرم افزاری کمد بایگانی ریلی مکانیزه (نرم افزار بایگانی):

از بخش های مهم قفسه بایگانی فلزی نرم افزار مدیریت اسناد مانند اتوماسیون اداری یا آرشیو است که کارکردی بسیار مهم و تاثیر گذار دارند. در ایران به علت وجود قوانین و مقررات سیستم اداری استفاده از نرم افزار های بایگانی و اسناد الکترونیک در بخش کمی از ارگان ها صورت میگیرد که دلایل مختلفی دال بر عدم استفاده از سیستم الکترونیک و مدارک دیجیتال می باشد که بخش عمده ای از دلایل عدم استفاده از نرم افزار بایگانی به شرح ذیل می باشد:

به قوانین و مقررات سیستم اتوماسیون اداری و زیر ساخت های اداری بستگی دارد.در هر حال این عوامل به طور کلی شامل موارد ذیل می باشند:

• متناسب بودن ورودی و خروجی اسناد سازمان (paper less) مثلا  میزان ورودی و خروجی اسناد فیزیکی و دیجیتال متناسب باشد. یا همگی به صورت دیجیتال تهیه شوند یا به صورت فیزیکی بایگانی شوند. در برخی سازمان ها بخشی از نامه های ورودی به سازمان به صورت فیزیکی و یا به صورت دستی وارد می شوند یا تشکیل پرونده به صورت دیجیتالی انجام نمی شود و فرم های فیزیکی بعدا اسکن میشوند و بایگانی می شوند که سبب عدم تناسب بین اسناد ورودی و خروجی سازمان می گردد.
• نا هماهنگی بین بخش های مختلف یک یا چند سازمان. بر فرض مثال سیستم الکترونیک در برخی سازمان ها به رسمیت شناخته نمی شود به همین دلیل به علت نا هماهنگی بین دو سازمان مختلف، امکان انتقال اسناد دیجیتال و مکاتبه دیجیتال وجود ندارد .
• بحث بسیار مهم دیگر هم همانطور که پیش تر گفته شد قوانین و مقررات بسیار قدیمی و نا متناسب با علم روز بایگانی است. به طور مثال بحث قانون امضای دیجیتال که در حال حاضر در کشور ما هیچ سازمان و ارگانی امضای دیجیتالی را به رسمیت نشناخته است و به خاطر همین قانون تمام سیستم اداری، خرید و فروش اینترنتی و … از مدارک فیزیکی استفاده می کنند.

وقتی از سیستم نرم افزاری در بایگانی صحبت میکنیم باید به مزایای آن نیز بپردازیم و بدانیم چرا کشور های توسعه یافته به طور جدی از مدارک الکترونیکی و دیجیتال استفاده می کنند.

استفاده از نرم افزار های بایگانی باعث کوتاهتر شدن زمانرسیدگی به خواسته های شهروندان و ارباب رجوع میشوند، با این سیستم، هر فرد از منزل خود دسترسی به ارگان ها و نهاد های مختلف حکومتی و خصوصی خواهد داشت و مراجعه حضوری به صفر نزدیک می شود و ترافیک و آلودگی هوا از بین میرود و بسیاری مزایای دیگر که همگی برای انسان و بقای آن بسیار حائز اهمیت هستند. همچنین امکان سوء تفاهم و خطای انسانی و اعمال سلیقه فردی از بین می رود و رضایتمندی کاربر را در بر دارد. باعث کاهش استرس و سلامت آحاد مردم جامعه می گردد و هزاران مزایای دیگر …

شرایط محیطی بایگانی:

همانطور که گفته شد بخشی از اسناد هرگز از بین نمیروند و ما نیاز به سخت افزارهایی همچون کمد بایگانی ریلی مکانیزه جهت نگهداری اسناد، مدارک، کتاب، پوشه، پوشه آویز، زونکن و … خواهیم داشت. در اینجا بحث مربوط به محیط نگهداری سیستم بایگانی ریلی و ثابت و انواع کمد بایگانی اتوماتیک و هوشمند و.. به میان می آید.

محیط بایگانی همان اتاقی است که در آن قفسه بایگانی وجود دارد و کاربر یا اپراتور نیز در آن محل مستقر است و در مواردی ارباب رجوع نیز بدان تردد دارد. اصولا باید الزاماتی در محیط بایگانی استاندارد در نظر گرفته شود:

• محیط بایگانی باید به طور مناسب توسط علائم راهنمایی گویای مخاطبین باشد.
• از در نظر گرفتن اتاق بایگانی در طبقات بالا که تردد بالای دارند و اشغال نمودن کریدر ها وآسانسور پرهیز شود.
• حتی الامکان اتاق بایگانی در طبقات همکف و یا مکان های با دسترسی سریع در نظر گرفته شود.
• متریال استفاده شده در محیط بایگانی مبه طور کامل بررسی گردد. به طور مثال محل بایگانی ترجیحاً توسط مواد غیر قابل اشتعال ساخته شده باشد. همچنین نور خورشید نبایستی تابش مستقیم به اسناد داشته باشد زیرا موجب فرسایش سریع اسناد میگردد.

• نور محیط بایگانی باید به صورت استاندارد تامین شود.
• رنگ آمیزی محیط بایگانی توسط رنگ های آرامش بخش همچون رنگ آبی انجام شود و از استفاده از رنگ های تنش زا پرهیز گردد تا کمترین استرسی در افراد بوجود نیاید و با آرامش خاطر به کارهای خود بپردازند.
• هوای محیط بایگانی بایستی تهویه مناسب برای ورود و خروج هوا داشته باشد. دمای محیط بین 21-23 درجه سانتی گراد تنظیم شود تا پرسنل و همینطور اسناد دمای مناسب داشته باشند. در صورتی که دما پایین یا بالا باشد اسناد در دراز مدت کیفیت خود را از دست میدهند و فرسایش آنها تسریع می گردد. این نکته به خصوص در باره اسناد بایگانی با اهمیت بالا ضروری تر به نظر میرسد خصوصا در مورد رطوبت محیط بایگانی که در تسریع فرسایش اسناد بایگانی شده تاثیر فراوانی دارد استاندارد رطوبت در بایگانی مکانیزه بین 60-65 درجه است.
• سایر شرایط عمومی محیط های بایگانی نیز شامل استاندارد های چیدمان پرسنل و ترکیب جنسی افراد جهت کسب بهره وری بالا و … می باشد.

پروتکل ها و استانداردهای کمد بایگانی ریلی مکانیزه (مشخصات فنی):

برای بررسی دقیق سیستم بایگانی ریلی تولید شده و انجام خریدی مطمئن لازم است که مشخصات فنی سیستم بایگانی ریلی هر تولید کننده به صورت جداگانه بررسی و مطالعه گردد. هر تولید کننده متریال خاصی در تولید بایگانی ریلی استفاده می کند که تاثیر زیادی در نوسانات قیمت این سیستم دارد. لذا قبل از توجه به قیمت سیستم باید به بررسی استانداردهای سیستم بایگانی ریلی پرداخت. برخی از این استاندارد ها به شرح ذیل می باشد:

• استفاده از ستون از جنس ورق روغنی با کیفیت درجه 1 به ضخامت 1.25 میلیمتر (که بصورت  قوطی با 4 خم 90 درجه تولید شده باشد که هر خم موجب استحکام چند برابر ستون ها می شود.)
• استفاده از صفحه پانل از جنس ورق روغنی (درجه 1) st12 با ضخامت 1 میلیمتر دارای پانچ جهت گردش هوا
  
• شاسی و سقف کلاف پیوستار و متصلی از پروفیل های ۶٠*۴٠ و ٢٠*٢٠ به ضخامت ٢ ،نبشی ۴ به ضخامت ٣ و لچکی به ضخامت ٢
• چرخ از جنس چدن نشکن سخت تراش خورده بوسیله دستگاه CNC بصورت جناقی و بسیار دقیق و مجهز به 2 بلبرینگ و همچنین دارای شفت فولادی قطر 20میلیمتر
• استفاده از چرخ دنده های تولید شده با سخت ترین فولاد ارتشی بدلیل کربن موجود در فولاد که موجب جلوگیری از هرگونه زنگ زدگی میگردد.
• و بسیاری مشخصات دیگر که باید به صورت دقیق بررسی و مطالعه گردد.

از اینکه همراه ما بودید بسیار سپاسگزاریم.

” تیم تولید محتوای شرکت جهان بایگان”

جهت کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان بخش فروش تماس حاصل نمایید.