منظور از زونکن چیست و چه کاربردی دارد؟ زونکن که در زبانهای انگلیسی، آلمانی و فرانسوی به آن «کلاسور» گفته میشود، نوعی پوشه بزرگ و محکم است که برای نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک استفاده میشود. این وسیله معمولا از جنس مقوا، چوب یا پلاستیک است و چند گیره فلزی دارد تا از کاغذهای پانچ شده نگهداری کند. زونکنها در اندازههای مختلفی تولید میشوند که رایجترین آنها سایز A4 است. چنانچه مدیریت یک شرکت بزرگ را برعهده دارید برای بایگانی اسناد و مدارک از زونکنهای قفلدار جهان بایگان استفاده کنید.
تاریخچه و اختراع زونکن
تاریخچه زونکن به سال ۱۸۸۶ میلادی برمیگردد که فردریک زونکن، مخترع آلمانی، این وسیله را اختراع کرد. او با هدف ایجاد روشی منظم و کارآمد برای بایگانی اسناد، زونکن را طراحی نمود. این اختراع به سرعت در سراسر جهان مورد استفاده قرار گرفت و به یکی از ابزارهای ضروری در ادارات و سازمانها تبدیل شد.
انواع زونکن
زونکن چیست و چند نوع دارد؟ زونکن در انواع مختلف تولید میشود که هرکدام ویژگیها و کاربردهای خاص خود را دارند:
- زونکن کلاسیک: این نوع زونکنها معمولا از جنس PVC ساخته شده و روکش داخلی آنها لمینت است. این زونکنها در دو سایز A4 و A5 تولید میشوند.
- زونکن پومر: جلد این زونکنها با مقوای محکم و ضخیمی همراه با سلفون پوشیده شده و در سایز A4 تولید میشوند.
- زونکن گالینگور: این زونکنها از مقوای سخت و مقاومی ساخته شدهاند که در برابر فشار و ضربه مقاومت بالایی دارند.
- زونکن فانتزی: این نوع زونکنها به دلیل طراحی متفاوت و تنوع رنگی که دارند، بیشتر مناسب مصرف خانگی هستند.
- زونکن کاوردار: این زونکنها دارای کاور نایلونی یا سلفونی هستند که برای ادارات و سازمانهایی طراحی شدهاند که روزانه با تعداد بالایی برگه و اسناد مهم سروکار دارند.
- زونکن تبلیغاتی: این زونکنها بیشتر برای سازمانهای بزرگ کاربرد دارند و امکان حک شدن لوگو یا نام تجاری سازمان بر روی آنها وجود دارد.
کاربردهای زونکن
مهمترین کاربردهای زونکن چیست؟ زونکنها ابزارهای کاربردی برای سازماندهی و نگهداری اسناد و مدارک در محیطهای مختلف هستند که در ادارات و شرکتها، زونکنها برای بایگانی قراردادها، فاکتورها، نامهها و گزارشها استفاده میشوند. زونکنها که شبیه به فولدرها هستند به کارکنان کمک میکنند تا اسناد را بهصورت منظم دستهبندی کرده و بهراحتی به مدارک مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
در مدارس و دانشگاهها، زونکن برای نگهداری جزوات، مقالات، پروژهها و مدارک تحصیلی دانشآموزان و دانشجویان مورد استفاده قرار میگیرد. چراکه در نهایت به معلمان و دانشآموزان برای سازماندهی و دسترسی پروندهها کمک میکند. همچنین در خانهها، زونکن برای نگهداری مدارک شخصی مانند قبوض، مدارک شناسایی، گواهیها و اسناد مالی استفاده میشود. در ادامه برای آشنایی با کاربردهای دیگر زونکن به جدول زیر مراجعه کنید:
کاربرد زونکن | توضیحات |
بایگانی پروندههای پزشکی | نگهداری از نتایج پزشکی، گواهی و آزمایش بیماران |
آرشیو اسناد مهندسی | نگهداری از نقشهها، مدارک فنی و اطلاعات مهم ساختمانها |
مدیریت مدارک مالی | نگهداری از رسیدها، فاکتورها و اسناد حسابداری |
ذخیره اطلاعات منابع انسانی | نگهداری از پروندهها، سوابق شغلی کارمندان و بیمهها |
آرشیو اسناد حقوقی | نگهداری از قراردادها، مدارک حقوقی و قضایی |
نگهداری مدارک تحصیلی | نگهداری از مقالات، پژوهشها و مدارک پایان دوره تحصیلی |
مزایای استفاده از زونکن
استفاده از زونکن مزایای متعددی دارد، زیرا به بهبود سازماندهی و نگهداری اسناد کمک میکند. مهمترین مزایای زونکن چیست؟ یکی از اصلیترین مزایا، سازماندهی بهتر اسناد است؛ با استفاده از زونکن، میتوان اسناد را بهصورت منظم دستهبندی کرد و بهراحتی به آنها دسترسی پیدا نمود. این ویژگی به ویژه در محیطهای اداری و آموزشی که حجم بالایی از اسناد وجود دارد، بسیار مفید است.
حفاظت از اسناد نیز از دیگر مزایای زونکنهاست؛ آنها از اسناد در برابر گرد و غبار، آسیب و پارگی محافظت میکنند و به حفظ کیفیت و یکپارچگی کاغذهای ذخیرهشده کمک مینمایند. این ویژگی بهویژه برای اسنادی که باید به مدت طولانی نگهداری شوند، اهمیت دارد.
علاوه بر این، دسترسی آسان به اسناد با استفاده از برچسبها و کاورهای شفاف امکانپذیر است؛ با این روش، میتوان بهراحتی محتوای زونکن را شناسایی کرد و به اسناد مورد نیاز دسترسی سریعتری داشت. این امر به افزایش بهرهوری و کاهش زمان جستجو برای اسناد کمک میکند.
نکات مهم در انتخاب زونکن
انتخاب زونکن مناسب برای بایگانی اسناد و مدارک، نیازمند توجه به چند نکته اساسی است. در ادامه به هریک از این نکات اشاره خواهیم کرد:
اولین نکته جنس زونکن
اولین نکته، جنس زونکن است؛ زونکنها معمولا از پلاستیک، مقوا یا ترکیبی از این مواد ساخته میشوند. زونکنهای پلاستیکی از مقاومت و طول عمر بالاتری برخوردارند و برای بایگانی اسناد مهم و با ارزش مناسب هستند. زونکنهای مقوایی قیمت مناسبتری دارند و برای بایگانی اسناد موقت یا کماهمیت توصیه میشوند.
دومین نکته سایز زونکن
دومین نکته، سایز و گنجایش زونکن است. زونکنها در اندازههای مختلفی مانند A4، A5 و B5 تولید میشوند. انتخاب سایز مناسب بستگی به اندازه اسناد شما دارد. همچنین، گنجایش زونکنها با توجه به ضخامت عطف آنها متفاوت است؛ بهعنوان مثال، زونکن با عطف ۲ سانتیمتر معمولاً ظرفیت ۱۵۰ برگ را دارد.
سومین نکته حلقهها در زونکن
سومین نکته در تعریف زونکن چیست، نوع حلقهها است. زونکنها با حلقههای مختلفی مانند حلقه O شکل، حلقه قوسی (Arch) و حلقه D شکل عرضه میشوند. حلقههای D شکل فضای بیشتری برای بایگانی اسناد فراهم میکنند و برای اسناد با حجم بالا مناسبتر هستند. چهارمین نکته، قفل و بست زونکن است. قفل زونکن باید از جنس مقاوم و ضدزنگ باشد تا در اثر استفاده مکرر خراب نشود.
چهارمین نکته طراحی زونکن
بست فلزی با کیفیت و طراحی مناسب، از دیگر ویژگیهای مهم در انتخاب زونکن است. پنجمین نکته، طراحی و رنگبندی زونکن است. انتخاب رنگ و طراحی مناسب میتواند به نظمدهی بهتر و شناسایی سریعتر اسناد کمک کند. استفاده از رنگهای مختلف برای دستهبندی اسناد، میتواند در سازماندهی مؤثرتر کمککننده باشد.
بیشتر بخوانید: قفسه بایگانی زونکن
سخن پایانی
زونکن چیست؟ ابزار کاربردی و ضروری برای سازماندهی و بایگانی اسناد در محیطهای مختلف هستند. با انتخاب زونکن مناسب، میتوان اسناد را بهصورت منظم دستهبندی کرده و از آنها محافظت نمود. این ابزارها با ارائه یک روش ساده و کارآمد برای نگهداری اسناد، به جلوگیری از آشفتگی و افزایش بهرهوری کمک میکنند.
استفاده از زونکنها در دفاتر، مدارس و منازل، امکان دسترسی سریع و آسان به اسناد را فراهم میکند و به حفظ کیفیت و یکپارچگی کاغذهای ذخیرهشده کمک مینماید. با توجه به مزایای متعدد زونکنها، انتخاب صحیح آنها میتواند تأثیر بسزایی در بهبود سازماندهی و مدیریت اسناد داشته باشد.
سوالات متداول درباره زونکن چیست؟
- آیا میتوان بدون اینترنت به زونکن دسترسی داشت؟
بله، در صورتی که به اینترنت دسترسی نداشته باشید، امکان مشاهده و جستجو در فایلها و زونکنها وجود دارد. اما برای ثبت فایل و تغییرات روی فایل، نیاز است که به اینترنت متصل باشید. - هزینه استفاده از زونکن چقدر است؟
زونکن ۷ روز بهصورت رایگان در دسترس است. پس از اتمام این مدت، میتوانید با پرداخت ۳۰۰ هزار تومان سالانه یا ۵۰ هزار تومان ماهانه، حساب خود را شارژ کنید. توجه داشته باشید که مدت زمان استفاده ۷ روز رایگان مخصوص حساب شخصی است و کاربران بنگاه شامل این زمان نمیشوند. - برای استفاده از زونکن باید چه سیستمعاملی داشته باشم؟
برای نصب زونکن روی گوشی موبایل اندرویدی: حداقل نسخه ۶ اندروید. برای نصب زونکن روی آیپد و گوشی اپل: حداقل نسخه iOS ۱۲. برای نصب زونکن روی کامپیوتر: حداقل ویندوز ۱۰ ۶۴ بیتی.
- شرکت جهان بایگان تولید کننده برتر در ساخت قفسه های متحرک