ایجاد نظم و هماهنگی در بخش های مختلف هر اداره ای لازمه ی بهبود عملکرد آن مجموعه می باشد. بدون شکل در هر مجموعه ای بخش های مختلفی وجود دارد که ابزار و وسایل لازم جهت نظم و ساماندهی امور در تمام آنها یکسان نیست. اما آنچه به صورت یکسان در تمام ادارات و شرکت های مختلف به کارگرفته می شود قفسه بایگانی اداری می باشد.
قفسه بایگانی اداری چیست ؟
در تمامی سازمان ها و مجموعه های مختلف اسناد متعدد و گوناگونی روزانه مورد استفاده قرار می گیرد که در برخی موارد نیاز به نگهداری این اسناد احساس می گردد به گونه ای که بتوان در صورت لزوم در سریع ترین زمان دوباره به آن سند دسترسی پیدا نمود. این نیاز در موارد مختلف از زمان های قدیم وجود داشته و اشکال مختلفی برای پاسخگویی به آن به وجود آمده است. اما آنچه امروزه به منظور نگهداری اسناد مختلف به کار می رود عبارت است قفسه بایگانی، وسیله ای که به شکلی ساده حجم انبوهی از اسناد را در خود جای دهد.
استفاده از قفسه بایگانی اداری امروزه نیز در بسیاری از مکان ها وجود دارد و بسیاری از مجموعه ها با توجه به اینکه حجم بایگانی اسناد مشخصی را دارند از این شکل بایگانی برای نگهداری از اسناد خود بهره می برند. این نوع از بایگانی که از دو نوع چوب و فلز ساخته می شود در فاصله ای نیم متری از یک دیگر قرار می گیرند و بر حسب نیاز مجموعه به قسمت هایی در اندازه های مختلف تقسیم می شوند که می تواند اسناد مختلف با اندازه های مختلف را برای مدت ها در آن بایگانی نمود.
سیستم های جدید قفسه بایگانی اداری
رشد و پیشرفت علم و تکنولوژی صنایع مختلفی را تحت تاثیر خود قرار داد و دگرگونی های متفاوتی در ابزارآلات به وجود آمد. نیاز انسان های امروزی به مرور باعث گردید تا وسایل مختلف شکل جدید و کار آمدتری بر اساس تکنولوژی جدید به خود بگیرند. اشکالی که نه تنها در بهبود کارایی سیستم نقش بسزایی داشتند بلکه توانستند بسیاری از امور را نیز که در گذشته نیروی انسانی برعهده داشت را انجام دهند.
این مطلب را نیز بخوانید :
در این میان صنعت تجهیزات اداری نیز دچار دگرگونی های فراوانی شد و منجر به ساخته شدن انواع جدید قفسه بایگانی اداری گردید. این نوع از قفسه های جدید قابلیت های فراوانی را با خود به همراه داشتند که از مهمترین آن ها عبارتند از ؛
افزایش ظرفیت بایگانی اسناد
در شکل جدید قفسه بایگانی اداری، مهندسان با حذف فاصله ی بین قفسه ها و ایجاد مکانیزم ریلی برای حرکت قفسه بایگانی در جهات مختلف موجب شدند تا ظرفیت بایگانی در شکل جدید آن تا دو برابر افزایش داشته باشد. موضوعی که به تنهایی توانست دغدغه ی بسیاری از سازمان ها و ادارات را که امکان گسترش فضا را نداشتند رفع نماید و ظرفیت بایگانی اسناد آن ها را تا دو برابر افزایش دهد.
هوشمند سازی بایگانی اسناد
در نوع جدید قفسه بایگانی اداری بسیاری از امور بایگانی شکل هوشمندی به خود گرفته اند. اموری که در گذشته می بایستی به صورت دستی صورت می گرفت و نیازمند زمان زیادی بود که گاهی نتایج نادرستی نیز در پی داشت و موجب می شد بهره وری نیروی انسانی و کیفیت کار نهایی به شدت گاهش یابد امروزه توسط سیستم هوشمد قفسه بایگانی اداری در کسری از ثانیه و به صحیح ترین شکل ممکن انجام می پذیرد. افزایش بهره وری و کیفیت کار بایگانی اسناد از جمله مهمترین مزایای این نوع از سیستم های بایگانی اسناد می باشد.
علاوه بر موارد بیان شده می توان مزایایی فراوانی را نا برد که با توجه به انواع مختلف این نوع از سیستم های جدید بایگانی متفاوت می باشند.
سلام
خسته نباشین
با حذف راهروهای بین قفسه ها، چقدر به فضای بایگانی اضافه میشه؟
جناب تقی زاده عزیز سلام
کاربرد سیستم قفسه بندی بایگانی ریلی به این شکل هست که ۷۰درصد در فضای شما صرفه جویی و میزان ظرفیت بایگانی شما بیش از ۱.۵ برابر خواهد شد.