قفسه بایگانی ریلی برقی-الکترونیک(هوشمند)

مشخصات فنی

با گذر زمان و نیاز به سرعت بخشیدن به امور جاری سازمان ها، بیش از پیش احساس می شود و نهاد ها و ارگان ها سعی بر آن دارند تمام توان علمی و تکنولوژی روز دنیا را در جهت تسریع روند اجرای امور خود به گار گیرند. در کنار تمام امور، همواره سازمان ها توجه ویژه ای به بایگانی اسناد خود داشته اند و در طول زمان سعی بر آن بوده تا این مهم به صورت منظم و دقیق صورت گیرد. با توجه به اینکه تولید ابزار های فراوانی باعث شده است تا اطلاعات به صورت سیستمی و بدونه نیاز به فضا در فایل های کامپیوتری بایگانی شوند اما با این وجود نیز همواره نیاز به یک سیستم بایگانی هوشمند احساس می شود زیرا همواره اسنادی مکتوب در جریان امور کاری مورد نیاز و استفاده قرار خواهد می گیرند که در بسیاری از موارد نیاز به بایگانی و حفظ آنها احساس می شود.

 

قفسه بایگانی ریلی هوشمند

 

قفسه بایگانی ریلی هوشمند از جمله تولیدات شرکت جهان بایگان بر اساس آخرین تکنولوژی های روز دنیا می باشد. این شرکت با بهره گیری از تجربه بلند مدت خود درکنار علم روز دنیا و با بکارگیری متخصصان توانمند در این عرصه توانسته است به تولید این نوع از قفسه بایگانی برقی با ویژگی هایی منحصر به فرد دست یابد.

 


 

ویژگی های قفسه بایگانی ریلی هوشمند

 

از بهترین و به روز ترین انواع قفسه بایگانی، قفسه بایگانی هوشمند و برقی است که با توجه به برخورداری از امکانات جدید بسیاری از اشکالات سیستم های بایگانی قبلی را رفع نموده اند. این نوع از قفسه های بایگانی با تکیه بر استاندارد های روز دنیا امکانات متعددی برای سازمان ها فراهم می کنند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن به بایگانی اسناد خود بپردازند. ویژگی های جدیدی که در سیستم های بایگانی امروزی مورد استفاده قرار می گیرد در افزایش کیفیت، نظم،دقت و نیز بهره وری نیروی انسانی مجموعه بسیار موثر است. در ادامه به توضیح مفصل هر کدام از این ویژگی ها قفسه بایگانی ریلی هوشمند خواهیم پرداخت.

 

 

1) امکان جایجایی سیستم ها در قفسه بایگانی ریلی هوشمند به وسیله رایانه کاربر

 

حجم بالای اسناد برای بایگانی در ادارات و نیاز به دسترسی در اسرع وقت به این اسناد نیاز به سیستم بایگانی هوشمند را می طلبد. مهندسان جهان بایگان با تکیه بر دانش فنی چند ساله و نیز با بهره گیری از علوم مختلف توانسته اند سیستمی را طراحی و ارائه کنند که در آن مسئول بایگانی این امکان را دارد تا با استفاده از رایانه خود قفسه بایگانی مورد نیاز خود را جابجا نماید. 

برخورداری قفسه بایگانی ریلی هوشمند از این امکان باعث می شود تا مسئول بایگانی با صرف کمترین زمان و با دقت بالا به قایل و سند مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد. این ویژگی علاوه بر تسریع در روند اجرای امور موجب افزایش بهره وری نیروی کار بایگانی می گردد.

 

2) امکان قفل کردن سیستم ها از روی plc هر بلوک

 

گاهی اوقات نیاز به بایگانی برخی اسناد به صورت سری احساس می شود. این امکان در سیستم قفسه بایگانی ریلی هوشمند جهان بایگان وجود دارد و شما می توانید بخشی از قفسه های بایگانی خود را به صورت سری تعریف کرده و دسرسی به آن ها را با تعیین رمزی خاص محدود نمایید.

همچنین این امکان وجود دارد که در صورتی که نیاز به دسترسی به پرونده ای در قفسه های قفل شده باشد و از سوی مسئول قفل کننده ی قفسه ی بایگانی ریلی هوشمند در دسترس نباشد. این مسئول می تواند از راه دور و با ارسال کدی به کابین قفل شده آن را از حالت قفل خارج نماید.این ویژگی خاص درکنار افزایش ضریب ایمنی سیستم بایگانی، امکان استفاده از آن را در  شرایط مختلف فراهم می نماید.

 

 

3 ) قابلیت جستجوی پرونده از مانیتور نصب شده بر روی بلوک ها براساس شماره پرونده

 

نوع دیگری از جستوجی سریع اسناد در سیستم قفسه بایگانی ریلی هوشمند، جستجو از طریق مانیتور نصب شده بر روی قفسه های بایگانی می باشد. این مانیتور مسئول بایگانی را قادر می سازد تا در کمرین زمان سند و یا فایل مورد نظر را در قفسه بایگانی ریلی پیدا کند بدون آنکه نیاز به این داشته باشد که دوباره به سیستم اصلی مراجعه کرده و سند مورد نظر را جستجو نماید.

 

 

قفسه بایگانی ریلی هوشمند 

 

 

4) قابلیت جستجوی پرونده به وسیله رایانه اپراتور براساس شماره پرونده، شماره بارکد، نام فرد و توضیحات پرونده

 

شاید بتواند این امکان را از جمله مهمترین مزیت های سیستمقفسه بایگانی ریلی هوشمند بیان کرد. سازماندهی منظم اسناد و در کنار آن امکان جستجوی سریع از رایانه، این امکان را به اپراتور و مسئول بایگانی اسناد می دهد تا با صرف کمترین زمان بتواند به اسناد مورد نیاز خود دست یابد. این امر در کنار افزایش بهره وری پرسنل، موجب پاسخگویی سریع به مراجعات در خصوص اسناد مختلف و افزایش روند امور اجرایی خواهد شد.

 

 

5)گزارش گیری کامل از سیستم ها که به صورت فایل اکسل

 

قفسه بایگانی ریلی هوشمند این امکان را فراهم می کند تا بتوانیم از محتوای قفسه های مختلف در فرمت اکسل گزارش تهیه کنیم. وجود این امکان در ارائه گزارش از محتویات و ساماندهی اسناد بایگانی شده بسیار مفید و ضروری می باشد. این مزیت را می توان از جمله مهمترین ویژگی های بایگانی ریلی نام برد زیرا به وسیله این امکان دیگر نیازی به زمان طولانی و طاقت فرسا برای تهیه گزارش نبوده و کاربر و مسئول می تواند به سهولت و با دقت بالایی از اسناد و مدارک بایگانی شده گزارش تهیه نماید.

 

 

6) قفل نمودن سیستم ها توسط کاربر اصلی

 

مسئول بایگانی اصلی سازمان و یا نهاد مربوط می تواند بعد از اتمام ساعات کاری قفسه بایگانی ریلی هوشمند را به صورت کامل قفل نماید. این امکان موجب می شود تا هیچ گونه دسترسی به اسناد موجود وجود نداشته باشد و اسناد و مدارک بایگانی شده با امنیت بالایی حفاظت و نگهداری شوند.این ویژگی را می توان به عنوان مهمترین نیاز در قسمت بایگانی برخی ارگان ها نامید که نیازمند سیستمی برای حفظ و نگهداری اسناد خود با امنیت بالا می باشند.

 

قفسه بایگانی برقی

 

 

7) امکان مشاهده تمامی حرکت های سیستم بایگانی در رایانه کاربر

 

با توجه به این که این سیستم در مکان هایی با حجم بالای اسناد برای بایگانی استفاده می شود. بی شک استفاده از آن نیز ممکن است توسط کاربر های مختلفی صورت گیرد. امکان مشاهده ی حرکت های تمام قفسه های بایگانی ریلی هوشمند از طریق سیستم موجب می شود تا امنیت اسناد بایگانی شده افزایش یابد.

 

 

8) سیستم عیب یاب اتوماتیک

 

قفسه بایگانی ریلی هوشمند مجهز به سیستم عیب یاب اتوماتیک می باشد که هرگونه خرابی موجود را گزارش می دهد تا  تیم فنی و پشتیبانی جهان بایگان در اسرع وقت نسبت به رفع اشکال به وجود آمده اقدام نماید. این ویژگی باعث می شود تا زمان و هزینه سازمان مورد نظر صرف یافتن و رفع خرابی سیستم نشود.

 

 

9) روشنایی اتوماتیک بین قفسه ها 

 

سیستم قفسه بایگانی ریلی هوشمند با بهره گیری از روشنایی موجود در بین کابین ها نور کافی برای کار در میان قفسه های بایگانی را برای کاربران این سیستم محیا می کند.با توجه به اینکه این سیستم به صورت اتوماتیک فعال می شود در عین افزایش سرعت کاربر در جستجوی مدارک و اسناد مورد نیاز، از هدر رفت انرژی به وسیله روشن ماندن روشنایی میان کابین ها  نیز جلوگیری می کند.

 

  

قفسه بایگانی ریلی

 

 


 

 

 

 


 

  • linkedin
  • google plus
  • facebook
  • twitter
  • google plus
پروژه ها مربوطه :